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Bonnes Pratiques EXCEL

Les suggestions de bonnes pratiques proposées ici s’inspirent des préconisations des meilleurs experts EXCEL ainsi que de notre propre expérience.

Suggestion #1: Posons-nous la question : EXCEL est-il l'outil adapté ?

Lorsque nous sommes missionnés pour répondre à un nouveau besoin, posons-nous préalablement la question: EXCEL est-il l’outil le mieux adapté pour répondre au besoin ?

Malgré ses fonctionnalités prodigieusement étendues EXCEL connaît des limites.

C’est un formidable outil pour réaliser des calculs, ces calculs pouvant être d’une grande complexité et pour présenter les résultats de ces calculs.

Toutefois, EXCEL n’est entre autres ni un système de gestion de base de données ni un système de traitement de texte même s’il en possède certaines fonctionnalités.

De plus, EXCEL ne peut se substituer aux logiciels spécialisés (ERP, CAO, TMS, etc.), tout en constituant un excellent complément à ces logiciels.

Suggestion #2: Cernons l'objectif.

Avant de commencer les travaux, commençons par fixer précisément l’objectif visé du nouveau tableur. Un bon exercice consiste à formuler cet objectif en une courte phrase.

Prenons également le temps de réflexion nécessaire pour attribuer un nom pertinent au tableur. Le choix d’un nom n’est pas secondaire. A l’avenir, c’est par ce nom que notre tableur sera désigné et reconnu.  Il sera plus facilement adopté si son nom est facile à retenir et évocateur son objet. Par exemple, évitons les noms de type “classeur1.xlsm”, “toto.xlsx”…

Suggestion #3: Travaillons en mode collaboratif

Comme pour tout projet, notre intérêt est de nous assurer tout au long de la réalisation d’un tableur qu’il est en adéquation avec le besoin à couvrir.

Depuis sa conception jusqu’à sa diffusion, impliquons les futurs utilisateurs. Recueillons leurs avis et adaptons notre tableur  afin de répondre au mieux aux remarques tout en ne perdant pas de vue son objectif final.

Suggestion #4: Structurons le classeur

D’une façon générale, un classeur EXCEL est constitué par : des données en entrée, des calculs et des résultats.

Faisons-en sorte que ces divers éléments soient clairement distingués :

· Les données en entrée, lorsqu’elles proviennent d’une source externe (autre fichier ou base de données) seront placées dans un onglet dont on pourra éventuellement verrouiller le contenu. Les données d’entrée pouvant faire l’objet de modifications ou de choix par les utilisateurs seront placées dans un autre onglet.

· Les calculs seront, quant à eux, placés dans un (ou plusieurs) onglet(s) portant un nom évocateur de leurs fonctions.

· Les résultats seront également placés dans un (ou plusieurs) onglet(s) facilement identifiable(s).

Suggestion #5: Incluons un onglet 'ACCUEIL'

Comme premier onglet d’un tableur, incluons un onglet ‘ACCUEIL’. Pourront figurer dans cet onglet les informations suivantes :

  • Le nom du tableur 
  • son objet
  • le nom de son créateur
  • sa version 
  • l’origine des données en entrée
  • les explications de base nécessaires à son utilisation
  • éventuellement, les explications sur les formules complexes mises en œuvre
  • éventuellement, la mention de l’existence de macros VBA et de leurs rôles. 

Suggestion #6: Formule ou une macro VBA ?

EXCEL propose plusieurs fonctionnalités pour réaliser des calculs :

· les formules

· les macros programmées en langage VBA (pour les versions ‘bureau’ d’EXCEL).

· les scripts programmés en langage OfficeScript (pour les versions Web d’EXCEL).

Utilisons toujours la méthode la plus simple pour réaliser un calcul. Dans la plupart des situations, ce sera par une formule. Veillons cependant à ce que los formules ne dépassent pas une certaine dimension : une formule prenant plus de 3 lignes dans la barre de formule, est difficile à comprendre et à contrôler. Pour réaliser un calcul complexe, décomposons ce calcul en plusieurs sous-calculs plus simples puis, combinons ces sous-calculs pour obtenir le résultat souhaité.
Documentons nos formules au moyen de la fonction LET (si nous travaillons avec la version 365 et delà) ou bien, par exemple, en détournant la fonction N().

Si nous devons, par exemple, interagir avec l’utilisateur à travers un formulaire ou interopérer avec d’autres applications, nous devrons avoir recours à la programmation. Sachons que, comme tout langage de programmation, VBA et OfficeScript possèdent leurs propres concepts et règles dont la maîtrise réclame un investissement en temps non négligeable (En contrepartie de l’effort, nous pourrons mettre en pratique les connaissances acquises dans VBA pour EXCEL pour d’autres produits de la suite Microsoft Office utilisant le même langage de programmation VBA : WORD, OUTLOOK, ACCESS, POWERPOINT. Quant à OfficeScript, ce langage est basé sur le langage Java Script utilisé par de nombreuses solutions web, entre autre par Google Sheet). 

Lorsque dans nos travaux, nous butons sur une difficulté ou un problème, il est probable que cette difficulté, ce problème a déjà été rencontré par d’autres. Aussi, n’hésitons pas à faire appel aux nombreux sites internet consacrés à EXCEL. Beaucoup d’entre eux possèdent un forum de discussion sur lequel la réponse à notre difficulté est éventuellement déjà disponible. Sinon nous pouvons soumettre notre problématique et un contributeur du site nous aidera, très probablement, à trouver la solution. Grâce à ces sites,  nous gagnons un temps précieux. Vous trouverez un sélection de ces sites à la page : Sites utiles

Les créateurs de ce site contribuent au forum du site Excel-Pratique.

Suggestion #7: Adoptons de bonnes pratiques dans nos formules

 Lors de l’écriture de nos formules, nous veillons à : 

  • Eviter les formules trop longues. Dans le cas où le calcul est complexe, décomposerons-le en plusieurs sous-calculs plus simples effectués dans des cellules distinctes et combinons ces cellules pour obtenir le résultat voulu.
  • Ne jamais y inclure de valeurs numériques risquant d’évoluer dans le temps. A la place, stockons ces valeurs dans des cellules auxquelles il sera fait référence dans les formules.
  • Affecter des noms significatifs  aux cellules contenant des valeurs utilisées dans les formules. Référons-nous à ces noms plutôt qu’à un adressage de type ‘$A$1’. 
  • Verrouiller les cellules contenant des formules sensibles pour lesquelles nous voulons éviter les modifications accidentelles. 

Suggestion #8: Peaufinons la présentation

Pour rendre notre tableur attractif, recourons à la couleur et aux objets graphiques.

Utilisons les objets graphiques colorés accessibles depuis la ‘Mise en forme conditionnelle‘ tels que :

    • Barres de progression :

    • Jeux d’icones :

Dans les tableurs comportant un nombre important de valeurs, il peut être utile de différencier visuellement les cellules en adoptant une charte de couleurs en fonction de leurs contenus.

Par exemple :

  • Pour les cellules contenant des données en entrée non modifiables : texte colorisé en bleu
  • Pour les cellules contenant des formules utilisant des valeurs présentes dans le même onglet : texte colorisé en noir
  • Pour les cellules contenant des formules utilisant des valeurs présentes dans d’autres onglets : texte colorisé en vert
  • Pour les cellules se référençant à des valeurs contenues dans d’autres tableurs : texte colorisé en violet

Afin de mettre en évidence certaines cellules, nous pouvons également coloriser leurs fonds.

Veillons cependant à ne pas utiliser trop de couleurs au risque d’obtenir un tableur “arbre de noël” difficile et désagréable à lire.

Pour le choix des couleurs, nous pouvons consulter l’un des nombreux sites consacrés au sujet. Par exemple, celui de Microsoft : “Guide et exemple de sélection des couleurs”.

Suggestion #9: Utilisons les tableaux structurés

Depuis la version 2003, EXCEL dispose d’une fonctionnalité particulièrement utile : les tableaux structurés (Tables/Listobjects en anglais). Le PDF : ‘Tableaux structurés’ propose un introduction à l’utilisation de cette fonctionnalité.