Au fil des ans, le tableur de Microsoft est devenu l’outil quotidien indispensable pour presque tous les collaborateurs des organisations : Direction générale, Départements financiers (trésorerie, comptabilité), Marketing, Commercial, Ingénierie, DRH, etc..
Pourtant, dans les organisations pour lesquelles nous intervenons, l’usage d’EXCEL soulève quelques questionnements.

Le constat

Notre expérience de terrain nous incite à juger que la mise en œuvre des produits bureautiques en général et plus particulièrement d’EXCEL est réalisée de façon très peu efficiente.

Le service ‘Organisation et Informatique’ se cantonne la plupart du temps au déploiement technique des outils bureautiques et, au mieux, assure la sécurisation et la sauvegarde des fichiers des utilisateurs. Les aspects tenant aux règles et aux méthodes relatives à l’utilisation de ces outils sont largement négligés.

Quant à la formation, elle est généralement minimaliste et les remises à niveaux occasionnées par une nouvelle version sont inexistantes.

Les conséquences

Une grande majorité des utilisateurs d’EXCEL sont autodidactes et produisent des tableaux EXCEL sans règle ni méthode.

Notre expérience nous permet d’affirmer qu’actuellement, un nombre important des tableurs EXCEL en circulation :

• comportent des erreurs (pour certaines pouvant avoir des impacts financiers négatifs)
• sont difficiles à appréhender par les collaborateurs autres que celui qui les a créé.

Ceci explique qu’une grande partie de tableurs sont abandonnées après quelques temps d’utilisation. Ceci représente une déperdition non négligeable de savoir et d’efficacité pour les organisations.

Des Suggestions d’amélioration

Il nous apparaît essentiel que les outils bureautiques fassent l’objet d’une réévaluation de leur importance.

Cela peut se traduire par la mise en place d’un département ‘Usage des outils bureautiques’. La mission de cet organe est de :

• Définir et mettre en œuvre une charte des  règles et méthodes ‘Usage des outils bureautiques’ propre à l’organisme.
• Assurer les formations aux outils bureautiques ainsi qu’à leurs évolutions.
• Assurer le conseil et le support de niveau expertise aux autres départements et services de l’organisation.
• Réaliser l’audit des réalisations constituant une valeur importante pour le fonctionnement de l’organisation.

Les pages ci-dessous proposent quelques suggestions aux utilisateurs d’EXCEL en environnement professionnel.

Ces suggestions ont pour ambition d’améliorer la qualité des tableurs que nous produisons.